Mekanisme Kerja Sama Antara Mitra dengan Puspresnas – Pusat Informasi ULT

Prosedur atau mekanisme untuk dapat menjalin kerja sama dan berkolaborasi dengan kegiatan Puspresnas, terbagi menjadi 2 tipe:

1. Internal (Tahap Perencanaan Berdasarkan Pengajuan Pemetaan Kebutuhan dari Lingkungan Puspresnas)

Mekanisme kerja sama internal dilakukan dengan langkah sebagai berikut:

Identifikasi Kebutuhan Kerja Sama
Tahap awal mekanisme dimulai dan identifikasi kebutuhan kerja sama berdasarkan formulir kebutuhan yang diisi oleh seluruh tim kerja dan UPT di lingkungan Puspresnas. Identifikasi dilakukan untuk menentukan apakah kolaborasi antar tim atau unit kerja diperlukan untuk mencapai hasil yang lebih baik.
Evaluasi Kebutuhan Kerja Sama
Setelah mendapatkan identifikasi kebutuhan kerja sama dari seluruh tim kerja dan UPT Puspresnas, maka Tim Kerja Kelompok Publikasi dan Kerja Sama melakukan evaluasi kebutuhan berdasarkan prioritas program tahun berjalan. Hasil evaluasi tersebut akan dirumuskan menjadi rencana kerja sama.
Penyusunan Proposal/Prospektus Kerja Sama
Tim Kerja Kelompok Publikasi dan Kerja Sama melakukan penyusunan proposal/prospektus kerja sama. Proposal ini mencakup tujuan, manfaat, dan langkah-langkah implementasi. Proposal kemudian diserahkan kepada pimpinan tim untuk mendapatkan persetujuan.
Penjajakan Kemitraan
Tim Kerja Kelompok Publikasi dan Kerja Sama melakukan penjajakan kemitraan berdasarkan kebutuhan kerjasama kepada mitra-mitra potensial melalui pertemuan baik secara luring maupun daring.
Konsultasi dan Persetujuan
Tim Kerja Kelompok Publikasi dan Kerja Sama akan menyampaikan dan mengkonsultasikan respon calon mitra kepada Biro Hukum dan Biro Kerja Sama dan Hubungan Masyarakat (BKHM). Hasil konsultasi akan dibuat ke dalam bentuk konsep naskah perjanjian kerja sama, didiskusikan bersama calon mitra, dan dilanjutkan hingga tahap penandatangan naskah.
Implementasi Kerja Sama
Naskah perjanjian kerja sama akan diimplementasikan oleh tim kerja kelompok dan/atau UPT terkait yang pelaksanaannya akan dikawal oleh Tim Kerja Kelompok Publikasi dan Kerja Sama. Pada tahap ini, kolaborasi antartim Kerja Kelompok Publikasi dan Kerja Sama. Pada tahap ini, kolaborasi antartim atau unit diaktualisasikan, dan semua pihak yang terlibat diinformasikan tentang perubahan atau kerja sama yang akan berlangsung.
Pemantauan dan Evaluasi
Pemantauan perkembangan kerja sama akan dilakukan secara berkala oleh tim kerja kelompok dan/atau UPT terkait termasuk Tim Kerja Kelompok Publikasi dan Kerja Sama, seperti memantau kemajuan implementasi dan tersebut akan menjadi dasar evaluasi kerja sama yang sedang berjalan dan akan dilaporkan kepada pimpinan Puspresnas oleh Tim Kerja Kelompok.
Publikasi dan Kerja Sama
Kegiatan pemantauan dan evaluasi akan memberikan manfaat bagi Puspresnas dalam mengelola kerja sama seperti pemetaan kebutuhan sesuai dengan program prioritas, pemilihan calon mitra (melihat kualitas dan kapasitas), dan pelaksanaan kerja sama yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab para pihak.

2. Eksternal (Tahap Pengelolaan Berdasarkan Pengajuan Kerja Sama dari Calon Mitra)

Berikut adalah narasi mengenai mekanisme kerja sama eksternal di Puspresnas:

Tahapan	Deskripsi
1. Identifikasi Calon Mitra	Tim Kerja Kelompok Publikasi dan Kerja Sama melakukan tahapan identifikasi berdasarkan proposal kerja sama yang diajukan oleh calon mitra (hasil kurasi / non kurasi). Tahap identifikasi yang dilakukan adalah berupa penelitian dan analisis profil calon mitra dan kebutuhan kerja sama yang diajukan.
2. Presentasi dan Diskusi	Jika Puspresnas mempertimbangkan adanya potensi kerja sama, maka calon mitra menyampaikan presentasi kepada Puspresnas untuk menjelaskan rencana kerja sama dan manfaat yang dapat diperoleh. Proses ini melibatkan dialog terbuka yang bertujuan untuk memahami dengan lebih baik kebutuhan, harapan, dan kontribusi yang dapat diberikan oleh masing-masing pihak.
3. Konsultasi dan Persetujuan	Tim Kerja Kelompok Publikasi dan Kerja Sama akan menyampaikan dan mengkonsultasikan respon calon mitra kepada Biro Hukum dan Biro Kerja Sama dan Hubungan Masyarakat (BKHM). Hasil konsultasi akan dibuat ke dalam bentuk konsep naskah perjanjian kerja sama, didiskusikan bersama calon mitra, dan dilanjutkan hingga tahap penandatangan naskah.
4. Implementasi Kerja Sama	Naskah perjanjian kerja sama akan diimplementasikan oleh tim kerja kelompok dan/atau UPT terkait yang pelaksanaannya akan dikawal oleh Tim Kerja Kelompok Publikasi dan Kerja Sama. Pada tahap ini, kolaborasi antar tim atau unit diaktualisasikan, dan semua pihak yang terlibat diinformasikan tentang perubahan atau kerja sama yang akan berlangsung.
5. Pemantauan dan Evaluasi	Pemantauan perkembangan kerja sama akan dilakukan secara berkala oleh tim kerja kelompok dan/atau UPT terkait termasuk Tim Kerja Kelompok Publikasi dan Kerja Sama, seperti memantau kemajuan implementasi dan mengidentifikasi kendala yang mungkin muncul. Hasil dari pemantauan tersebut akan menjadi dasar evaluasi kerja sama yang sedang berjalan dan akan dilaporkan kepada pimpinan Puspresnas oleh Tim Kerja Kelompok Publikasi dan Kerja Sama. Kegiatan pemantauan dan evaluasi akan memberikan manfaat bagi Puspresnas dalam mengelola kerja sama seperti pemetaan kebutuhan sesuai dengan program prioritas, pemilihan calon mitra (melihat kualitas dan kapasitas), dan pelaksanaan kerja sama yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab para pihak.